معماری پایگاه دانش چیست؟

آیا تا به حال احساس کرده‌اید که یک قطعه پازل گم شده در معماری پایگاه دانش شما وجود دارد؟ اگر چنین است، شما تنها نیستید. واقعیت این است که بسیاری از سازمان‌ها برای شناسایی گام‌های مناسب برای ساختن یک معماری مبتنی بر دانش موثر یا حتی دانستن چیستی آن تلاش می‌کنند! چنانچه به دنبال مقدمه‌ای بر مفهوم معماری اطلاعات پایگاه دانش هستید این مقاله استراتژی‌های عملی و مفیدی را ارائه می‌دهد.

معماری اطلاعات چیست؟

معماری اطلاعات یا IA، عملیات سازماندهی اطلاعات به صورت منطقی است که دسترسی به اطلاعات را تسهیل می‌کند. این به خوانندگان کمک می‌کند تا به سرعت اطلاعات را پیمایش کنند و آنچه را که به دنبال آن هستند بیابند بدون اینکه دائما به همان اطلاعات برگردند. IA اغلب توسط طراحان رابط کاربر در سیستم‌های مبتنی بر وب و پایگاه‌های داده آنلاین استفاده می‌شود تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات به طور طبیعی از یک نوع داده به نوع دیگر جریان می‌یابد. این ساختار سازمانی می‌تواند ابزار قدرتمندی برای هر کسب و کار، سازمان یا فرد باشد تا امکان دسترسی سریع به اطلاعات ضروری را فراهم کند.

ایجاد یک پایگاه دانش موثر دارایی ارزشمندی برای هر سازمانی است و مسئولیت معماری اطلاعات بر عهده متخصصان محتوای پایگاه دانش است. یک متخصص محتوای پایگاه دانش مسئول سازماندهی اسناد پایگاه دانش در یک ساختار منظم است که امکان دسترسی موثر به دانش را برای افراد فراهم می کند. این معمولاً شامل دسته‌بندی دانش بر اساس موضوع، راه‌اندازی مسیرهای دانش، توسعه توابع جستجو، و ایجاد یک طبقه‌بندی و سیستم ابرداده است تا دانش در صورت نیاز به سرعت پیدا شود. این یک کار دشوار است، اما محصول نهایی یک پایگاه دانش با عملکرد روان و بسیار ارزشمند است.

معماران دانش چه می کنند؟

معماران دانش، استراتژیست‌های محتوا و داده هستند که به ارائه اطلاعات مفید و سازماندهی‌شده به بهترین روش برای کاربر کمک می کنند. شغل آنها شامل ایجاد سلسله مراتب محتوا، برچسب‌گذاری محتوا و نوشتن مقالات مبتنی بر دانش است. با انجام این کار، معماران دانش اطمینان حاصل می کنند که دستری به محتوای دانش برای هر کاربر آسان و قابل درک است. علاوه بر این، آنها اغلب حتی تا آنجا پیش می‌روند که دستورالعمل‌های محتوایی را تعریف می‌کنند که فرآیندهای تولید محتوا را بهینه می‌کند و مطمئن می‌شوند که هر محتوایی که تولید می‌شود از همان ابتدا ساختار منظمی داشته باشد. به طور خلاصه، معماران دانش اطمینان می‌دهند که هرکسی که در حال مرور یک وب‌سایت یا پایگاه‌داده است، می‌تواند به سرعت و به راحتی آنچه را که به دنبالش است بیابد.

مزایای معماری اطلاعات پایگاه دانش

قابلیت جستجوی بهبود یافته

یکی از مزایای اصلی معماری اطلاعات پایگاه دانش این است که می تواند قابلیت جستجو در پایگاه دانش شما را بهبود بخشد. وقتی پایگاه دانش شما به خوبی سازماندهی شده باشد، کاربران راحت‌تر می‌توانند اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کنند. این مسئله می‌تواند در وقت کاربران صرفه‌جویی کند، زیرا آنها نیازی به جستجو در تعداد زیادی مقاله برای یافتن دانش مورد نیاز خود ندارند.

افزایش قابلیت استفاده

یکی دیگر از مزایای معماری اطلاعات پایگاه دانش این است که می‌تواند قابلیت استفاده از پایگاه دانش شما را افزایش دهد. پیمایش و استفاده از یک پایگاه دانش که به خوبی سازمان‌یافته، آسان‌تر است و می‌تواند آن را کاربرپسندتر کند. این امر می‌تواند افراد بیشتری را تشویق کند که از پایگاه دانش شما استفاده کنند.

افزایش اعتبار

یک پایگاه دانش سازماندهی‌شده می‌تواند اعتبار شرکت شما را افزایش دهد. وقتی کاربران می‌بینند که شرکت شما پایگاه دانش سازمان یافته‌ای دارد، به احتمال زیاد به شرکت شما و محصولات یا خدمات آن اعتماد خواهند کرد. این می تواند منجر به افزایش فروش و وفاداری مشتری شود.

بهبود رضایت مشتری

سازماندهی پایگاه دانش شما همچنین می تواند رضایت مشتری را بهبود بخشد. وقتی مشتریان بتوانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را بیابند، به احتمال زیاد از شرکت شما و محصولات یا خدمات آن راضی خواهند بود. این می‌تواند منجر به تکرار تجارت و بازاریابی دهان به دهان مثبت برای شرکت شما شود.

کاهش هزینه های پشتیبانی

یکی دیگر از مزایای معماری اطلاعات پایگاه دانش این است که می تواند هزینه‌های پشتیبانی را کاهش دهد. هنگامی که مشتریان بتوانند به تنهایی پاسخ سوالات خود را بیابند، کمتر نیاز به تماس با بخش پشتیبانی خواهند داشت. این می‌تواند در هزینه شرکت شما صرفه‌جویی کند، زیرا برای پاسخ به سوالات ساده نیازی به پرداخت هزینه به نمایندگان پشتیبانی مشتری نخواهید داشت.

افزایش میزان فروش

یک پایگاه دانش سازمان‌یافته می‌تواند منجر به افزایش فروش برای شرکت شما شود. وقتی مشتریان بتوانند به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند، احتمال خرید از شرکت شما بیشتر است. علاوه بر این، هنگامی که مشتریان از شرکت شما و محصولات یا خدمات آن راضی هستند، به احتمال زیاد خریدهای بعدی را انجام می‌دهند و شرکت شما را به دیگران توصیه می کنند.

ویژگی های معماری اطلاعات

به عنوان صاحب یک پایگاه دانش، مهم است که بر روی تجربه کاربر تمرکز کنید. این به معنای کنترل برخی از عوامل خاص مانند علامت‌گذاری‌ها، طبقه‌بندی، ایجاد لینک‌ها و پیوندهای متقابل و ناوبری است. کمک به کاربران برای پیمایش آسان وب سایت با نمایش سرفصل‌ها، برچسب‌گذاری مناسب بخش‌ها و مقالات برای دسته‌بندی آسان، ایجاد ماتریسی از لینک‌های مرتبط با درخواست فعلی آنها و نمایش واضح نقشه سایت، همگی تجربه کاربری بهتری را ایجاد می کنند. بنابراین اگرچه ممکن است در اصل یک متخصص معمار اطلاعات نباشید، اما همچنان می توانید این چهار اصل را در کار خود به کار ببرید تا یک پایگاه دانش کاربر پسند ایجاد کنید!

معماری اطلاعات خود را با در نظر گرفتن مشتریانتان طراحی کنید

به عنوان صاحب یک پایگاه دانش، ممکن است تجربه حرفه‌ای معماری اطلاعات (IA) نداشته باشید. با این حال، این بدان معنا نیست که تجربه کاربری نباید تمرکز اصلی شما باشد. چهار جنبه‌ای که می توانید هدف قرار دهید عبارتند از نشانه‌گذاری، دسته‌بندی، پیوندهای متقابل و ناوبری.

• نشانه‌گذاری در مورد استفاده از سرفصل‌ها و نام‌ها است تا کاربران بدانند کجا هستند.

• دسته‌بندی شامل دادن برچسب‌های معنی‌دار به بخش‌ها و مقاله‌های مختلف است تا ارتباط آنها را به بهترین شکل منعکس کند.

• پیوندهای درونی ایجاد لینک‌ها و پیوندهایی بین بخش‌های مرتبط است به طوری که کاربران بتوانند به راحتی بین مقالات جابه‌جا شوند.

• ناوبری یک نقشه سایت و یک نمای کلی از جریان وب سایت را نشان می دهد که نشان می دهد کدام محتوا به چه بخش‌هایی تعلق دارد.

کنترل این چهار عنصر منجر به افزایش کاربرپسندی پایگاه دانش شما خواهد شد.

نکاتی برای بهبود معماری پایگاه دانش

از آنجایی که شما از نزدیک محصول خود و همه پیچیدگی های کوچک آن را می شناسید، در واقع به طرز شگفت انگیزی دشوار است که ساختاری را ارائه دهید که برای کاربران جدید مفید باشد.

هنگامی که کاربر برای اولین بار با محصول شما آشنا می‌شود، احتمالاً مجموعه‌ای از اقدامات خاص را باید انجام دهد تا بیشترین استفاده را از محصول شما داشته باشد. بنابراین در حالی که تقسیم مقالات به دسته‌های منطقی بر اساس بخش‌های مختلف محصول ممکن است زمانی مفید باشد که کاربر با محصول شما آشناتر شده باشد، اما همیشه مفیدترین راه برای ارائه اطلاعات به کاربر جدید، نمایش آن در صفحه اصلی پایگاه دانش شما نیست.

هدف باید ساختاردهی اطلاعات به گونه‌ای باشد که مشتریان را به سمت مقالاتی هدایت کند که ابتدا به رایج‌ترین مسائل آنها می پردازد. به عبارت دیگر، به‌جای اینکه همه محتوا را در دسته‌های کلی محصول محور قرار دهید یا مفیدترین اطلاعات را در سلسله مراتب خود دفن کنید، مقالات کلیدی را فورا اولویت‌بندی و برجسته کنید. انجام این کار مشتریان را به سمت اطلاعات اولیه مورد نیازشان هدایت می‌کند.

پس از اینکه محتوایی را که اکثر کاربران برای استفاده از محصول خود به آن نیاز دارند برجسته کردید، زمان ارائه منابع اضافی فرا‌می‌رسد. دسته‌ها روشی عالی برای کمک به هدایت بازدیدکنندگان به سمت آنچه به دنبال آن هستند، بوده و می‌توانند تفاوت زیادی در تجربه کاربر ایجاد کنند. علاوه بر این، داشتن مقالات و دسته‌بندی‌های برجسته در صفحات اصلی پایگاه دانش به یک پروتکل کاملا استاندارد تبدیل شده است.