داشتن یک پایگاه مدیریت دانش قوی برای هر سازمان و یا شرکت ضروری است. وقتی نوبت به یافتن سریع و کارآمد پاسخ‌ها می‌رسد، این منبع برای مشتریان و کارکنان شما عالی عمل خواهد کرد. اما با وجود گزینه‌های بسیار، کدام پایگاه دانش را باید انتخاب کنید؟ پایگاه دانش شیرپوینت (SharePoint) در چند سال گذشته به عنوان راهی عالی برای کمک به مشتریان و نمایندگان برای یافتن راه حل‌های سریع مورد توجه قرار گرفته است. در این مقاله نگاهی عمیق به شیرپوینت به عنوان یک پایگاه دانش با کاوش در ویژگی‌ها و مزایای آن و همچنین بررسی معایب احتمالی خواهیم داشت. در ادامه خواهید دانست که آیا شیرپوینت واقعا به تمام وعده‌هایش عمل می‌کند یا خیر!
پایگاه دانش شیرپوینت چیست؟
کار بر روی هر پروژه‌ای را می‌توان با شیرپوینت آسان‌تر کرد. با استفاده از پلتفرم آسان شیرپوینت، ذخیره و همکاری روی اسناد ساده است. این پلتفرم بخشی از Microsoft Office 365 است و از سایر محصولات مجموعه آفیس برای عملکرد خود استفاده می کند؛ بنابراین مدیریت داده‌ها ساده می‌شود. بعلاوه پایگاه دانش شیرپوینت به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا اسناد داخلی را به صورت ایمن به اشتراک بگذارند و اطمینان حاصل شود که اطلاعات مهم، خصوصی و ایمن باقی می‌مانند.
برای سازمان‌هایی که به شدت به اکوسیستم مایکروسافت متکی هستند، شیرپوینت یک انتخاب عالی برای مدیریت پایگاه دانش است. تمام اسناد و قالب‌های اصلی شما که با ابزارهای Office365 ایجاد شده‌اند را می‌توان در اشتراک‌گذاری آپلود و سازماندهی کرد و اشتراک‌گذاری فایل‌ها را با تیم‌های بخش‌های مختلف آسان کرد. استفاده از اکسل و ورد برای خروجی داده‌ها از شیرپوینت به قالب‌های سند قابل اشتراک‌گذاری بسیار ساده‌تر از تلاش برای انجام همین کار با محصولات رقیب است.
مزایای شیرپوینت
نصب آسان‌تر برای کاربران مایکروسافت
داشتن پایگاه دانش شیرپوینت می‌تواند در هنگام برخورد با کاربران مایکروسافت، ورود به سیستم را آسان‌تر کند. تیم شما نیازی به یادگیری نحوه استفاده از یک سیستم کاملا ناآشنا را نخواهد داشت. آنها قبلا شیرپوینت یا حداقل بیشتر مجموعه مایکروسافت آفیس را می شناسند. ایجاد پایگاه دانش در ابزارهای قابل اعتماد و آشنا زمان و تلاش کارکنان را برای فهم و استفاده از آن کاهش می‌دهد و کار همه را ساده‌تر می‌کند. به علاوه اکنون مدیران پایگاه دانش نیازی به به‌خاطر سپردن نام حساب و رمز عبور دیگری ندارند.
یک سیستم یکپارچه
با استفاده از شیرپوینت می‌توانید از یک سیستم به همه برنامه‌های مربوط به کار خود دسترسی داشته باشید. شیرپوینت با مایکروسافت آفیس سازگار است، بنابراین کارمندان نیازی به یادگیری نحوه استفاده از یک پلت فرم کاملا جدید را ندارند. تیم‌های فناوری اطلاعات نیز مجبور نیستند وقت خود را برای بررسی یک تامین‌کننده جدید تلف کنند. شیرپوینت همچنین یک منبع عالی برای به اشتراک‌گذاری دانش ارائه می‌دهد.
امنیت مناسب
مایکروسافت در صنعت نرم‌افزار برجسته است، این امر عمدتا به دلیل گستره وسیع محصولاتی است که با امنیت بالا ساخته شده‌اند. استفاده از پایگاه دانش شیرپوینت به این معنی است که کسب و کارها هیچ نگرانی خاصی در خصوص تهدیدات معمول امنیتی مانند هک و نفوذ به سامانه را ندارند.
پایگاه دانش داخلی
شیرپوینت یک گزینه عالی برای مدیریت اسناد مشترک است که می‌تواند به تیم‌های داخلی شما کمک کند تا با استفاده از یک پایگاه دانش داخلی هوشمندتر کار کنند. شیرپوینت همه فایل‌ها و اطلاعات مهم شما را در یک مکان متمرکز ذخیره می‌کند که به راحتی برای همه اعضای تیم قابل دسترسی است. شیرپوینت همچنین امکان کنترل نسخه پیشرفته را فراهم می کند. به این ترتیب، شما همیشه به روزترین نسخه را در پایگاه دانش شیرپوینت در دسترس خود و اعضای تیم خود خواهید داشت.
سامانه مدیریت دانش داناکاو
نرم‌افزاری حرفه‌ای و قدرتمند جهت مدیریت دانش در سازمان‌ها و شرکت‌ها
بیشتر بدانید دانلود رایگان برنامهنقاط ضعیف پایگاه دانش شیرپوینت
محتوای غیر قابل نمایه‌سازی (Non-indexable)
اگر منابع لازم برای راه‌اندازی یک صفحه ویکی پیچیده را ندارید، استفاده از پایگاه دانش شیرپوینت می‌تواند واقعا مفید نباشد. شیرپوینت اسنادی را در قالب‌های مختلف مانند صفحات گسترده اکسل، پاورپوینت‌ها، اسناد ورد و فایل‌های PDF میزبانی می‌کند که قابل فهرست‌بندی نیستند. این امر می‌تواند جستجوی پرسش‌های مرتبط را برای شما دشوار کند و مرور محتوا یا یافتن آنچه دقیقا نیاز دارید دشوار خواهد بود.
فقدان معماری اطلاعات
شیرپوینت برای راه‌اندازی پایگاه دانش عالی است، اما از نظر نظارت، شیرپوینت کارآمد نیست. هیچ راه آسانی برای مرتب‌سازی داده‌ها به صورت سازمان‌یافته وجود ندارد، بنابراین آرایه‌ای از اطلاعات به کاربران ارائه می‌شود که همه در یک صفحه ارائه شده‌اند. شیرپوینت واقعاً ساختاری را که می‌توان هنگام ایجاد ویکی انجام داد، محدود می‌کند، و کاربران شما را با یک سیستم بدون ساختار مواجه می‌کند که می‌تواند آنها را تحت فشار قرار دهد.
تعداد کاربران محدود
پایگاه دانش شیرپوینت باید در معرض دید عموم قرار گیرد تا بتواند به بیشترین تعداد کاربران بالقوه برسد و این کاربران به احتمال زیاد مشتریان شما هستند. اگر نیاز به ورود به سیستم باشد، با به دست آوردن مشتریان بیشتر با مشکل مواجه خواهید شد. به‌علاوه عمومی کردن پایگاه دانش شیرپوینت به این معنی است که برخی از ویژگی‌ها مانند گردش کار در دسترس نخواهد بود.
بدون کنترل نسخه
شیرپوینت ابزار قدرتمندی برای تیم‌هاست، اما در مدیریت کارهایی که نیاز به کنترل نسخه، مجوزهای انتشار یا زمان‌بندی دارند، کارآمد نیست. شیرپوینت ممکن است همه جانبه باشد، اما همیشه گزینه مناسبی برای همه انواع پروژه‌های مشترک نیست.
ویژگی های کمتر در نسخه آنلاین
شیرپوینت آنلاین برای دسترسی راحت است و هنوز هم می تواند بسیاری از ویژگی های عالی را ارائه دهد، اما در مقایسه با نسخه دسکتاپ محدود است. شیرپوینت آنلاین بیشتر برای مطالعه اسناد مناسب است تا ویژگی‌های پیشرفته‌ای که دسکتاپ ارائه می دهد.
قیمت بالا
شیرپوینت برای شرکت‌ها طراحی شده است که متأسفانه این به معنای قیمت بالاتر نسبت به نرم‌افزارهای دیگر است. شیرپوینت شما را ملزم به خرید مجوز برای هر کاربر می‌کند، بنابراین برای شرکت‌های کوچکتر یا استارت‌آپ‌ها می‌تواند گران تلقی شود.
مقایسه شیرپونت با نرم‌افزارهای پایگاه دانش
شیرپوینت و نرم‌افزار پایگاه دانش می‌توانند ابزارهای عالی برای سازماندهی محتوا، اسناد و سایر دارایی‌های شما باشند. شیرپوینت یک پلت فرم نرم‌افزاری قوی‌تر است که می تواند اهداف متعددی را انجام دهد، از ایجاد اینترانت شیرپوینت گرفته تا توسعه راه حل‌های آنلاین شیرپوینت مانند آفیس ۳۶۵. از سوی دیگر، یک نرم‌افزار پایگاه دانش به طور خاص برای ساده‌سازی دسترسی به اطلاعات از طریق پایگاه‌های داده قابل جستجو طراحی شده است. وقتی صحبت از مزایای یک نرم افزار پایگاه دانش مستقل نسبت به شیرپوینت می شود، می توانیم به چند مورد فکر کنیم:
- یک نرم‌افزار پایگاه دانش می‌تواند به شما کمک کند تا تمام اطلاعات شرکت خود را در یک مکان متمرکز کنید. این می‌تواند برای کارمندان بسیار مفید باشد، زیرا می‌توانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را بدون نیاز به جستجو در چندین منبع مختلف پیدا کنند.
- پایگاه دانش همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا اطلاعات خود را مرتب و به‌روز نگه دارید. شما به راحتی می‌توانید مقالات جدید اضافه کنید و مقالات موجود را در صورت نیاز به‌روز کنید، که این امر تضمین می‌کند کارمندان شما همیشه به جدیدترین اطلاعات دسترسی دارند.
- پایگاه دانش همچنین می‌تواند راهی عالی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با سایر بخش‌ها یا شرکت‌ها باشد. اگر پایگاه دانشی دارید که برای همه قابل دسترسی است، می‌توانید به بهبود ارتباطات و همکاری بین گروه‌های مختلف کمک کنید.
- پایگاه دانش همچنین می‌تواند به شما در پیگیری عملکرد کارکنانتان کمک کند. می‌توانید ببینید که کارکنان چقدر به پایگاه دانش دسترسی دارند و به دنبال چه نوع اطلاعاتی هستند.
- یک پایگاه دانش می‌تواند به شما کمک کند تا در هزینه‌های پشتیبانی صرفه‌جویی کنید. اگر کارمندان شما بتوانند پاسخ‌های مورد نیاز خود را در پایگاه دانش بیابند، نیاز کمتری به تماس با پشتیبانی برای دریافت کمک خواهند داشت. این می‌تواند به صرفه‌جویی قابل توجهی در طول زمان منجر شود.
نتیجه‌گیری
انتخاب بین شیرپوینت و ابزار پایگاه دانش در نهایت به شما بستگی دارد، اما اگر در این زمینه به دنبال بهترین‌ها هستید، یک پایگاه دانش راهی برای آن است. نرم‌افزار مدیریت دانش روند کار را آسان‌تر می‌کند و به بهبود همکاری، ارتباطات و به اشتراک‌گذاری اطلاعات در سازمان شما کمک می‌کند. به طور خاص با داناکاو، شما از تمام مزایای یک پایگاه مدیریت دانش حرفه‌ای و بدون فرآیند نصب پیچیده یا موارد اضافی پرهزینه بهره‌مند می‌شوید.
بنابراین اگر به دنبال راهی آسان و در عین حال مقرون به‌صرفه برای مدیریت داده‌های خود هستید، کمی وقت بگذارید و آنچه نرم افزار مدیریت دانش داناکاو ارائه می‌دهد را بررسی کنید. اگر می‌خواهید به سرعت یک پایگاه دانش با قابلیت‌های اشتراک‌گذاری داده‌های سازمان‌یافته بسازید و از هر کجای دنیا با گزینه‌های اتصال امن به آنها دسترسی داشته باشید، Danakav قطعا ارزش امتحان کردن را دارد!
