مدیریت دانش چیست؟
شاید مهمترین و ارزشمندترین دارایی همه ما دانشی است که در طول زندگی خود کسب کرده‌ایم. این دانایی چراغ راه فردای ماست. دانایی مجموعه‌ای از تجارب و آموخته‌هایی است که مسیر پیش روی ما را روشنتر خواهد کرد. این دانش برای سازمانها و شرکتها نیز بسیار حیاتی و اررزشمند است و مدیریت این دانش می‌تواند برای سازمان ارزش‌آفرین باشد. دانش ثروت است و مدیریت دانش به معنای مدیریت ثروت نیز خواهد بود.
روزانه اطلاعات و داده‌های فراوانی در یک سازمان کشف و یا تولید می‌گردد. این اطلاعات به سبب تجربه فردی، مواجه با مشکلات و حل آنها، آموزش کارکنان و انتقال دانش و تجربه از افراد دارای مهارت به نیروی‌های تازه‌کار تولید می‌گردد. بدیهی است که از دست رفتن این اطلاعات مهم و کشف دوباره آنها برای هر سازمان بسیار پرهزینه خواهد بود. در این میان نقش مدیریت دانش هویدا خواهد شد.
به زبان ساده فرآیند شناسایی، جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، انتشار و استفاده از دانش تولیدشده به منظور بهبود فرآیندها و آموزش اثربخش کارکنان را مدیریت دانش می‌گویند.
به واسطه فرآیندهای مدیریت دانش، اطلاعات و دانایی کشف‌شده به درستی دسته‌بندی و ذخیره‌سازی شده و در موارد مشابه و در صورت نیاز دوباره استخراج می‌گردد. با این روش هزینه‌ها به شدت کاهش یافته و ثروت‌آفرینی رخ خواهد داد.
مدیریت دانش برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟
با نگاهی به مفاهیم فوق می‌توان دریافت که تمامی سازمانها و شرکتها نیازمند مدیریت دانش هستند؛ از سازمانهای بزرگ دولتی گرفته تا شرکت‌های خصوصی، شرکت‌های فناوری اطلاعات، بخش صنعت، کشاورزی، آموزش، بخش‌های نظامی، آژانس‌های اطلاعاتی، خیریه‌ها و مانند آن. به یک مفهوم هر کجا که دانشی تولید می‌گردد نیاز به مدیریت آن خواهد بود. از این دانش می‌توان برای آموزش کارکنان و یا انتقال اطلاعات به مشتریان استفاده کرد که در نهایت منجر به افزایش سطح رضایت و بازدهی کارکنان خواهد شد. حتی می‌توان از مدیریت دانش در راستای مدیریت دانایی فردی و شخصی نیز بهره جست.
تاثیر مدیریت دانش در ارتقاء و موفقیت سازمان
دانش، دارایی و ثروت یک سازمان است؛ لذا حفظ و نگهداری این ثروت دارای اهمیت بالایی است. بدون مدیریت دانش، سازمان قادر به مدیریت منابع خود نیست و نمی‌تواند پاسخگوی مشتریان و یا مخاطبان خود باشد. همچنین می‌توان در این میان از فواید زیر نیز نام برد:
- جلوگیری از حذف و یا از دست رفتن اطلاعات و داده‌های ارزشمند
- کاهش هزینه‌ها با حذف دوباره‌کاری‌ها
- انتقال سریع و آسان دانش به نیروها و پرسنل جدید
- افزایش رضایت‌مندی کارکنان و مشتریان
- کاهش مخاطرات نبود و یا خروج پرسنل قدیمی و ماهر
- افزایش و ارتقاء خلاقیت و نوآوری در سازمان
- کمک به فرآیندهای تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل
- افزایش ارتباطات درون سازمانی
- افزایش بهره‌وری در سازمان
- کاهش مراجعات افراد تازه‌کار به افراد ماهر سازمان
- کاهش مراجعات و یا تماس‌های مشتریان و ارباب‌رجوعان به سازمان
برای مدیریت هوشمندانه دانش در سازمان چه فرآیندی طی می‌شود؟
به طور کلی مدیریت حرفه‌ای دانش در چهار گام انجام می پذیرد:
کشف: در گام نخست باید منابع دانش شناسایی شوند. دانش را می‌توان از حوزه‌های مختلفی به دست آورد از جمله بازخورد مشتریان و مخاطبان، اطلاعات ورودی از سوی پرسنل و کارکنان سازمان، بازخوردهای فروش و بازاریابی محصولات و خدمات، اطلاعات ورودی از سوی متخصصین سازمان، اطلاعات و داده‌های ورودی از سوی مدیران، خلاقیت‌ها و نوآوری‌های ایجاد شده توسط همه افراد سازمان.
ذخیره‌سازی: در گام دوم باید این اطلاعات، دسته‌بندی و طبقه‌بندی شده و به صورت صحیح و کارآمد ذخیره گردد. از آنجا که این دانش به کرات مورد استفاده قرار خواهد گرفت، دسته‌بندی مناسب و دسترسی آسان به آن از اهمیت بالایی برخوردار است.
ارزیابی: دانش ذخیره‌شده باید به صورت پیوسته مورد ارزیابی و ارتقاء قرار گیرد. اصلاح و بهبود پیوسته آن و حذف بخش‌های ناکارآمد و غیرضروری باید همیشه در دستور کار قرار گیرد.
اشتراک‌گذاری: هدف اصلی از کشف و ذخیره‌سازی دانش در نهایت به اشتراک‌گذاری آن است. این اشتراک‌گذاری است که هدف اصلی مدیریت دانش را محقق خواهد کرد، لذا وجود یک سیستم قوی و همیشه در دسترس بسیار ضروری است. در این راستا نرم‌افزار مدیریت دانش نقش خود را ایفا می‌کند.
ویژگی‌های یک سامانه مدیریت دانش حرفه‌ای
برنامه مدیریت دانش ابزاری است که به اجرای فرآیندهای مدیریت دانش کمک می‌کند. این نرم‌افزار جهت مدیریت و ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری دانش به کار گرفته می‌شود و باید با دسترسی بالا و به سرعت اطلاعات و داده‌های ذخیره‌شده را در اختیار کارکنان و یا مشتریان قرار دهد. در این راستا سامانه‌های آنلاین با دسترسی همیشگی و ۲۴ ساعته از اهمیت بالایی برخوردارند.
یک نرم‌افزار مدیریت دانش قوی و حرفه‌ای باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
- کاربری ساده و آسان و کمک به درج سریع دانش
- امکان ایجاد موضوعات و دسته‌بندی‌های متنوع
- امکان جستجوی تمام‌متن و سریع اطلاعات
- امکان دریافت بازخورد کاربران برای هر یک از مقالات ثبت‌شده
- امکان ارزیابی دانش درج‌شده با توجه به بازخوردهای کاربران
- امکان تعریف ناظر برای بررسی و تایید دانش درج‌شده و یا حذف اطلاعات ناکارآمد
- تشویق و ترغیب کارکنان به درج دانش و تجارب خود
سامانه مدیریت دانش داناکاو
برنامه مدیریت دانش داناکاو نرم‌افزار آنلاینی است که جهت مدیریت دانش طراحی شده است. این برنامه به فرآیند ذخیره‌سازی، ارزیابی و اشتراک‌گذاری دانش در سازمان و یا شرکت شما یاری خواهد رساند. این نرم‌افزار بر پایه برنامه مدیریت محتوای WordPress طراحی شده است که امروزه در جهان بسیار محبوب است.
با استفاده از وردپرس و قالب داناکاو به راحتی و در کمترین زمان ممکن، یک پایگاه مدیریت دانش آنلاین راه‌اندازی خواهید کرد و از تمامی مزایای آن در سازمان و یا شرکت خود بهره خواهید برد.
جهت اطلاعات بیشتر می توانید از لینک‌های زیر استفاده کنید و یا دموی آنلاین برنامه را مشاهده کنید.